リモートワークツール集

【企画職向け】リモートワーク 非同期での手順説明を効率化する操作ガイド作成ツールの選び方・活用術

はじめに：リモートワークにおける情報伝達の課題

リモートワークが日常となり、自宅で業務を行う中で、チームとのコミュニケーションに新たな課題を感じている方も多いのではないでしょうか。特に、チャットやメールといった非同期コミュニケーションが中心になると、複雑な手順の説明やツールの操作方法といった情報の伝達に難しさを感じる場面が増えることがあります。テキストだけでは誤解が生じやすく、口頭での説明は相手の時間を拘束します。また、何度も同じ質問が繰り返されることも少なくありません。

本記事では、このようなリモートワーク特有の情報伝達の課題、特に手順説明や操作ガイド作成を効率化するためのツールに焦点を当てます。これらのツールがリモートワークの生産性や非同期コミュニケーションの質をどのように向上させるのか、そして企画職の皆様が自身の業務でどのように活用できるのかについて、ツールの選び方から具体的な活用術までを解説します。この記事を読むことで、非同期環境下でも正確かつ効率的に情報を伝え、チーム全体の理解度向上に貢献するためのヒントが得られることでしょう。

なぜリモートワークで手順説明・操作ガイド作成ツールが必要なのか

リモートワークでは、オフィスのように隣の席にすぐに声をかけたり、ホワイトボードを使って即座に図解したりすることが難しい状況があります。特に新しいツールの導入、社内システムの操作方法、特定の業務フローといった「手順」に関する情報は、視覚的な補助がないと理解しにくいものです。

このような状況で、手順説明・操作ガイド作成ツールは以下のようなメリットをもたらします。

• 非同期での正確な情報伝達: 視覚的な要素（スクリーンショット、動画、ハイライトなど）を組み合わせることで、テキストだけでは伝わりにくい細部まで正確に伝えることができます。
• 質問対応コストの削減: 一度質の高いガイドを作成しておけば、多くのメンバーが自己解決できるようになり、個別の質問対応にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
• オンボーディング・トレーニングの効率化: 新しいメンバーや異動者が業務に必要なツールやシステムの使い方を学ぶ際、体系化されたガイドは非常に有効です。
• ドキュメント資産の蓄積: 個人の知識やノウハウを形式知として組織内に蓄積し、誰でもアクセス可能な状態にすることで、チーム全体の知識レベル向上に貢献します。
• 企画・提案の質向上: 複雑なツールの使い方や、特定のサービスの操作手順を企画書に盛り込む際など、分かりやすいガイドを添えることで、提案の説得力を高めることができます。

これらのメリットは、特に多くのツールを使いこなし、様々な関係者との情報共有が求められる企画職にとって、リモートワークを効率的に進める上で強力な武器となります。

手順説明・操作ガイド作成ツールの種類と特徴

一口に手順説明・操作ガイド作成ツールと言っても、様々な種類があります。主なタイプとしては以下のようなものが挙げられます。

1. スクリーンショット + テキスト形式:

   • 画面の特定箇所をキャプチャし、そこに矢印やテキスト、枠線などで注釈を加えてステップ形式で説明するツールです。
   • 直感的で分かりやすいガイドを作成しやすく、複雑すぎない手順の説明に適しています。
   • 多くのツールが、簡単な編集機能や共有機能を備えています。

2. 画面録画 + 音声/字幕形式:

   • PC画面の操作を録画し、ナレーションや字幕、注釈（マウスカーソル強調、クリック箇所表示など）を加えて動画形式で説明するツールです。
   • 実際の操作の流れを見せることができるため、動的な操作やタイミングが重要な手順の説明に非常に有効です。
   • 編集機能や動画共有プラットフォームへの連携機能を持つものが多いです。

3. インタラクティブガイド形式:

   • ウェブアプリケーション上で、ユーザーが実際の操作画面を見ながらステップごとにガイドが表示される形式です。ツールによっては、ユーザーの操作を検知して次のステップへ進むものもあります。
   • ユーザーが実際に手を動かしながら学べるため、習熟度を高めるのに効果的です。
   • 主に特定のSaaSツールなどのオンボーディングやトレーニング用途で利用されます。導入には技術的な設定が必要な場合もあります。

企画職の業務内容や、どのような手順を誰に伝えたいのかによって、最適なツールのタイプは異なります。例えば、静的な資料の解説にはスクリーンショット+テキスト、Webサービスの登録手順説明には画面録画、新しい社内ツールの全社員向け操作トレーニングにはインタラクティブガイド、といった使い分けが考えられます。

企画職のためのツール選び方：チェックポイント

「多すぎてどのツールを選べばいいか分からない」という課題は、新しいツールの導入に慣れていない方には共通の悩みです。手順説明・操作ガイド作成ツールを選ぶ際に、企画職の方が特に注目すべきチェックポイントを以下に示します。

• 使いやすさ: 複雑な操作が必要なツールでは、ガイド作成自体が負担になってしまいます。直感的な操作で、すぐにガイドを作成開始できるかが重要です。特に画像編集や動画編集の経験が少ない方でも扱いやすいかを確認しましょう。
• 出力形式: 作成したガイドをどのような形式で出力・共有できるかを確認します。画像ファイル、PDFファイル、動画ファイル、Webページ形式など、共有したい相手や目的に合った形式に対応しているかを確認しましょう。
• 編集機能: スクリーンショットへの注釈（矢印、枠、テキスト挿入、モザイク処理など）や、動画のカット編集、テロップ挿入といった基本的な編集機能が充実していると、より分かりやすいガイドが作成できます。
• 共有・連携機能: 作成したガイドをチームメンバーや関係者に簡単に共有できるかを確認します。共有リンク生成、クラウドストレージ連携、ドキュメントツール（Confluence, Notionなど）への埋め込み、チャットツール連携などがあると便利です。
• 導入の手軽さ: 新しいツールの導入には戸惑いが伴うことがあります。インストール不要なWebベースのツールか、簡単なインストールで使用できるか、無料プランや試用期間があるかなどを確認し、気軽に試せるツールから検討してみましょう。
• 価格体系: 無料で利用できる範囲、有料プランの機能と価格、チーム利用の場合のライセンス体系などを確認し、予算に合ったツールを選びます。最初は無料ツールや無料トライアルで試してみるのがおすすめです。

これらのポイントを踏まえ、まずはいくつかのツールを試してみて、自身の作成したいガイドの種類や頻度、チームでの共有方法に最も合ったツールを見つけることが大切です。

具体的な活用術：企画職の業務効率化事例

手順説明・操作ガイド作成ツールは、企画職の様々な業務で活用できます。具体的な活用シーンとステップをご紹介します。

活用例1：新しいSaaSツールの操作手順を社内共有する

新しいマーケティングツールや分析ツールなどを導入した際、その使い方をチームメンバーや関連部署に説明する必要があります。

1. ツールの選定: スクリーンショット+テキスト形式、または画面録画形式のツールが適しています。操作の流れを見せる必要がある場合は画面録画が有効です。
2. ガイド作成:
   • ツールの操作手順をステップごとに整理します。
   • 手順ツールを使って、操作画面のキャプチャや録画を行います。
   • 重要な箇所に矢印や枠線で注釈を加えたり、ポイントとなる操作をテキストで補足したりします。
   • 動画の場合は、操作に合わせてナレーションを入れるか、後から字幕やテロップで説明を追加します。
3. 共有: 作成したガイドをPDFや共有リンク、動画ファイルとして出力し、社内ドキュメントツール（Confluence, Notionなど）やチャットツールで共有します。
4. 効果: メンバーは自分のペースで操作手順を確認でき、個別の質問対応が減ります。ツールの早期活用が促進されます。

活用例2：社内ワークフローの申請手順をまとめてFAQ化する

経費申請や稟議申請など、社内独自のシステムやフローの説明は、特に新しいメンバーがつまずきやすいポイントです。

1. ツールの選定: 静的な説明にはスクリーンショット+テキスト形式が適しています。複数の手順書をまとめて管理・更新しやすいツールを選びます。
2. ガイド作成:
   • 申請システムやワークフローの画面遷移を追いながら、ステップごとに画面キャプチャを取得します。
   • 必須入力項目や注意すべき点などをテキストで明確に記載します。
   • よくあるエラーやFAQへのリンクも追加します。
3. 共有: ガイドをまとめてPDFファイルや社内Wikiのページとして公開します。特定のチャットチャンネルにピン留めするなども有効です。
4. 効果: 新しいメンバーのオンボーディングコストが削減され、共通のFAQとして機能することで、管理部門への問い合わせ負担も軽減されます。

活用例3：外部パートナーに特定の資料作成方法を依頼する

外部の制作会社やフリーランサーに業務を依頼する際、社内独自の資料フォーマットや作成ルールを正確に伝える必要があります。

1. ツールの選定: スクリーンショット+テキスト形式、または画面録画形式が適しています。外部共有のしやすさ（アカウント不要で閲覧できるかなど）も重要なポイントです。
2. ガイド作成:
   • 資料作成ツールの画面（PowerPoint, Google Slidesなど）をキャプチャします。
   • テンプレートの使い方、フォント指定、画像挿入方法、グラフ作成手順などを具体的に示します。
   • NG例なども含めるとより親切です。
3. 共有: 外部共有可能なリンクやパスワード付きPDFなどで安全に共有します。
4. 効果: 仕様の認識違いによる手戻りが減り、コミュニケーションコストを削減できます。期待通りの品質で成果物が上がってくる可能性が高まります。

効率的なリモートワークのためのヒント

手順説明・操作ガイド作成ツールを最大限に活用し、リモートワークをさらに効率化するためのヒントをいくつかご紹介します。

• 「質問される前に作る」を意識する: チーム内で繰り返し発生する質問や、新しいメンバーが必ず聞くであろう内容を予測し、事前にガイドを作成しておくことで、非同期コミュニケーションの効率が劇的に向上します。
• 短いガイドから始める: 最初から完璧なガイドを作成しようとせず、まずは特定の操作だけを説明する短いガイドをいくつか作成してみましょう。慣れてきたら、複数のガイドを組み合わせて体系的なマニュアルに発展させることも可能です。
• 既存ツールとの連携を考慮する: 普段利用しているドキュメントツールやプロジェクト管理ツール、チャットツールと連携できるツールを選ぶと、作成したガイドの共有や管理がスムーズになります。
• 定期的にガイドを見直す: システムのアップデートや業務フローの変更があった場合は、ガイドの内容も最新の状態に更新することが重要です。古い情報のままでは、かえって混乱を招く可能性があります。
• チーム内でガイド作成文化を醸成する: 特定の個人の負担になるのではなく、チーム全体で「困ったらガイドを探す」「ガイドがない場合は誰かが作る」という文化ができると、知識共有がさらに加速します。

まとめ：非同期での情報伝達精度向上に向けて

リモートワークにおいて、テキストや口頭だけでは伝えきれない複雑な情報、特に手順や操作方法の説明は、コミュニケーションのボトルネックとなりがちです。今回ご紹介した手順説明・操作ガイド作成ツールは、このような課題を解決し、非同期コミュニケーションの質と効率を飛躍的に向上させるための強力な武器となります。

企画職の皆様は、これらのツールを活用することで、新しいツールの社内展開をスムーズに進めたり、社内ワークフローの理解を深めたり、外部パートナーとの連携を円滑にしたりすることが可能になります。まずは無料プランや試用期間があるツールからいくつか試してみて、ご自身の業務内容やチームの状況に最適なツールを見つけてください。正確で分かりやすい情報伝達は、リモートワーク環境下での生産性向上とチーム全体の連携強化に不可欠です。本記事が、皆様のリモートワークにおける情報伝達精度向上の一助となれば幸いです。