リモートワークツール集

【企画職向け】リモートワーク社内情報検索ツールの選び方・活用法

はじめに

リモートワークが浸透する中で、社内情報の探しにくさに課題を感じている方は多いのではないでしょうか。特に企画職の方は、過去の資料、市場データ、議事録、メンバーの知見など、多岐にわたる情報から必要なものを見つけ出し、新しいアイデアや施策を創り出す必要があります。しかし、情報が様々な場所に分散している、あるいは情報共有のルールが曖昧であるといった状況では、非同期コミュニケーションが中心のリモートワーク環境下で、情報の探索に多くの時間を費やしてしまい、集中力や業務効率が低下する要因となります。

本記事では、リモートワーク環境で情報探索の課題を解決し、企画業務を効率化するための「社内情報検索ツール」に焦点を当てます。社内情報検索ツールの導入がもたらすメリット、自社に合ったツールの選び方、そして具体的な活用方法について解説し、情報過多時代における効率的な働き方のヒントを提供いたします。

リモートワークにおける情報探索の課題

オフィス勤務であれば、隣の席の同僚に気軽に質問したり、共有フォルダの場所を尋ねたりすることが容易でした。しかしリモートワークでは、こうした偶発的な情報アクセスが難しくなります。

• 情報が分散している: ファイルサーバー、クラウドストレージ（Google Drive, Dropbox, OneDriveなど）、チャットツール（Slack, Teams）、プロジェクト管理ツール、社内Wiki、メールなど、情報が様々なツールや場所に保存されています。
• 必要な情報がどこにあるか分からない: 特定の資料や過去の議論内容を探す際に、「あの情報はどこに保存されているのだろう」「誰が持っている情報だろう」と迷うことが増えます。
• 非同期コミュニケーションでの情報伝達漏れ: チャットやメールでのやり取りだけでは、重要な情報が見落とされたり、後から参加したメンバーが必要な情報にアクセスできなかったりすることがあります。
• 情報探しに時間を取られる: 必要な情報が見つからないために、関係者に個別に問い合わせたり、手当たり次第にフォルダを探したりする時間が増加し、本来の業務に集中できなくなります。

これらの課題は、特に多くの情報を横断的に扱う企画職にとって、業務効率やアウトプットの質に直接影響を与える可能性があります。

社内情報検索ツールとは

社内情報検索ツールは、企業内に散在する様々なデジタル情報を、一元的に検索可能にするためのツールです。ファイルサーバー、クラウドストレージ、グループウェア、社内Wiki、CRMなど、連携設定を行った複数のシステムや場所に保存されているドキュメントやデータを横断的に検索し、必要な情報に素早くアクセスできるようにします。

従来のファイル名検索やフォルダ内検索と異なり、ドキュメントの内容（全文）、作成者、更新日、ファイル形式など、様々な条件で高度な検索を行うことができます。これにより、情報がどこに保存されているかを知らなくても、キーワードや関連情報から目的のデータにたどり着くことが可能になります。

企画職が社内情報検索ツールを導入するメリット

社内情報検索ツールは、リモートワーク環境下で情報探索に課題を抱える企画職にとって、以下のようなメリットをもたらします。

• 情報へのアクセス時間短縮: 必要な情報がどこにあるか探す手間が省け、検索にかかる時間を大幅に短縮できます。これにより、本来の企画業務に集中できる時間が増加します。
• 部門横断的な情報共有の促進: 部署やプロジェクトを跨いで保存されている情報も検索できるようになるため、他のメンバーやチームが持っている知見やデータに容易にアクセスできます。これにより、新しいアイデアの発想や、より多角的な視点からの企画立案が可能になります。
• 非同期コミュニケーションの効率化: 「この件に関する資料はどこにありますか？」といった質問に対して、ツールの検索結果を共有することで迅速に回答できます。また、自分で検索することで疑問を解消できるため、相手の時間を拘束することなく、非同期での情報共有が円滑に進みます。
• ナレッジの有効活用: 過去のプロジェクト資料、市場調査レポート、議事録、顧客からのフィードバックなど、埋もれていた貴重な情報資産を発掘し、現在の業務に活かすことができます。
• 業務の属人化防止: 特定のメンバーしか知らない情報や、特定の場所にしか保存されていない情報へのアクセスが容易になるため、業務の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性向上に貢献します。

自社に合った社内情報検索ツールの選び方

多くのツールが存在する中で、自社やチームの状況に合ったツールを選ぶためには、いくつかのポイントを考慮する必要があります。企画職の視点から、特に重視したい点を見ていきましょう。

• 検索対象の範囲: 現在、情報がどこに保存されているかを確認し、それらの場所（ファイルサーバー、特定のクラウドストレージ、利用中のグループウェア、チャットツールなど）を横断的に検索できる機能があるかを確認します。将来的に利用する可能性のあるツールとの連携性も考慮に入れると良いでしょう。
• 検索精度と機能: キーワード検索だけでなく、ドキュメントの内容（本文）まで検索できる「全文検索」機能は必須です。さらに、ファイル形式、更新日、作成者などで検索結果を絞り込める機能があると、目的の情報に素早くたどり着けます。あいまい検索や、検索結果の関連度を判断する機能の精度も比較検討すると良いでしょう。
• 導入・設定の容易さ: 新しいツールの導入には、既存システムとの連携設定が必要です。ITの専門知識があまりなくても設定できるか、ベンダーのサポート体制はどうかなどを確認します。無料トライアルが提供されているツールで実際に試してみるのがおすすめです。
• 使いやすさ: ツールを日常的に使用するのは現場のメンバーです。検索インターフェースが直感的で分かりやすいか、検索結果が見やすく整理されているかなど、利用者目線での使いやすさを重視します。
• セキュリティ: 機密情報を含む可能性のある社内情報を扱うため、アクセス権限設定、データの暗号化など、セキュリティ対策がしっかりしているかを確認します。
• 価格体系: ユーザー数や検索対象データ量によって費用が異なる場合が多いです。自社の規模や将来的な拡張性を考慮し、費用対効果の高いツールを選びます。無料プランや試用期間があるツールから試してみるのも良いでしょう。

社内情報検索ツールの具体的な活用方法

ツールを導入するだけでなく、効果的に活用することが重要です。企画職の業務シーンを想定した具体的な活用例をいくつかご紹介します。

• 市場調査・競合分析: 過去に実施した市場調査のレポートや、競合に関する情報を一元的に検索し、最新の情報と組み合わせて分析を行います。特定の業界動向や企業名で検索することで、必要な情報を効率的に収集できます。
• 過去の企画資料・議事録の参照: 類似の企画がないか、過去にどのような議論が行われたか、どのような決定がされたかなどを、関連キーワードで検索します。これにより、ゼロから検討する手間を省き、企画の質を高めることができます。
• 社内ナレッジの活用: 過去の成功事例、顧客からのFAQ、トラブルシューティングに関するドキュメントなどを検索し、自身の業務やチームメンバーからの質問への回答に役立てます。特定の技術や製品に関する情報を持つメンバーを検索することも可能です。
• 非同期コミュニケーションの補完: チャットで質問する前にまずツールで検索する習慣をつけることで、すぐに回答が得られるだけでなく、相手の時間を取らずに済みます。「〇〇の件、このドキュメントに詳細が記載されています」のように、検索結果のリンクをチャットで共有することも可能です。
• 新しいメンバーのオンボーディング: 新しい企画メンバーが入社した際に、社内情報検索ツールを活用して過去のプロジェクト資料やガイドラインを خود探索してもらうことで、スムーズな立ち上がりを支援できます。

効率的なリモートワークのためのヒント

社内情報検索ツールの導入・活用と合わせて、以下の点にも取り組むと、より効果的なリモートワーク環境を構築できます。

• 情報共有ルールの明確化: どの情報を、いつ、どこに、どのような形式で共有するか、チームや部署でルールを定めます。これにより、情報が適切な場所に集約され、検索しやすくなります。
• 情報の整理・更新: 定期的に古い情報や不要な情報を整理し、最新の状態に更新することを心がけます。情報が整理されているほど、検索の精度は向上します。
• 検索しやすいファイル名の命名規則: ファイル名を付ける際に、内容が推測しやすい具体的な名前を付けるよう、チーム内でルールを共有します。
• ツールの利用促進: 導入したツールについて、利用方法に関する簡単なマニュアルを作成したり、利用状況を共有したりするなど、メンバーが積極的にツールを使うための働きかけを行います。

まとめ

リモートワークにおける情報探索の課題は、企画職の業務効率や集中力に大きな影響を与えます。社内情報検索ツールは、分散した情報を一元的に検索可能にし、必要な情報へのアクセス時間を大幅に短縮することで、これらの課題に対する有効な解決策となります。

自社に合ったツールを選ぶ際には、検索対象範囲、検索精度、導入の容易さ、使いやすさ、セキュリティなどを総合的に比較検討することが重要です。そして、導入後は具体的な業務シーンでの活用を促し、情報共有のルール作りと合わせて取り組むことで、ツールの効果を最大限に引き出すことができます。

社内情報検索ツールを賢く活用することで、リモートワーク環境下でも情報に振り回されることなく、本来の企画業務に集中し、より高い生産性を実現できるでしょう。まずは無料トライアルなどを活用して、自社の状況に合うツールを試してみてはいかがでしょうか。