リモートワークツール集 - 【企画職向け】リモートワーク時間管理ツール比較集中力と効率を両立する選び方

【企画職向け】リモートワーク時間管理ツール比較集中力と効率を両立する選び方

Tags: リモートワーク, 時間管理, ツール, 集中力, 効率化, 選び方

はじめに

リモートワークが広く導入される中、自宅での作業環境における集中力の維持や、タスクの優先順位付け、時間の有効活用といった課題に直面している方も多いのではないでしょうか。特に企画職のように、多様な業務を同時並行で進めたり、非同期コミュニケーションの中で自身のタスク管理を徹底したりする必要がある場合、時間管理の重要性はさらに高まります。

市場には数多くの時間管理ツールが存在するため、「どれを選べば良いか分からない」「導入しても使いこなせる自信がない」と感じている方も少なくないと考えられます。

この記事では、リモートワークを行う企画職の皆様が、自身の課題（集中力維持、効率向上など）に合った時間管理ツールを見つけ、効果的に活用するためのヒントを提供いたします。時間管理ツールの種類から、選び方のポイント、具体的な活用ステップまでを分かりやすく解説し、皆様のリモートワークの質を高める一助となることを目指します。

リモートワークで時間管理が重要な理由

オフィスと異なり、自宅というプライベート空間で働くリモートワークでは、時間の管理がより一層重要になります。その理由をいくつか挙げます。

仕事とプライベートの境界線が曖昧になる: 通勤時間がなくなり、すぐに仕事に取り掛かれる一方で、仕事の終わり時間も曖昧になりがちです。意識的に時間を区切る必要があります。
自宅環境での誘惑: 周囲に同僚がいないため、ついつい気が散漫になったり、集中力が途切れやすくなったりする可能性があります。
非同期コミュニケーションへの対応: チャットツールなどを用いた非同期コミュニケーションでは、相手の反応を待つ間に別のタスクに進むなど、効率的な時間の使い方が求められます。また、自身の進捗を適切に共有するためにも、タスクにかかる時間を見積もったり、実際に計測したりすることが役立ちます。
自己管理能力への依存: リモートワークでは、自身の裁量で仕事を進める部分が増えます。そのため、自分でタスクの優先順位を決め、計画通りに進める自己管理能力が成功の鍵となります。

時間管理ツールの種類と機能

時間管理ツールと一口に言っても、様々な種類や機能があります。ここでは、代表的なタイプと、リモートワークで役立つ基本的な機能について説明します。

タスク管理型ツール:
- 日々のToDoリスト作成、プロジェクトごとのタスク整理、期日の設定、優先順位付けなどが主な機能です。
- 例：Trello, Asana, Todoistなど。
- 企画職の方であれば、複数の企画やプロジェクトを同時進行している場合が多く、これらのタスクを視覚的に整理するのに役立ちます。
時間計測（タイムトラッキング）型ツール:
- 特定のタスクやプロジェクトに費やした時間を計測するツールです。ストップウォッチ機能や、どの作業にどれだけ時間がかかっているかを記録・分析する機能があります。
- 例：Toggl Track, Clockifyなど。
- 自分が何に時間をかけているかを把握することで、非効率な部分を見つけたり、より正確な見積もりを立てたりするのに役立ちます。
集中支援（ポモドーロ/サイトブロック）型ツール:
- 一定時間作業し、短い休憩を挟む「ポモドーロテクニック」を支援するタイマー機能や、集中を妨げるウェブサイトやアプリケーションへのアクセスを一時的にブロックする機能を持つツールです。
- 例：Forest, Focusmateなど。
- 自宅での集中力維持に課題を感じている場合に有効です。
スケジュール・カレンダー連携型ツール:
- 既存のGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、タスクや作業時間をスケジュールに組み込むことを支援するツールです。
- 例：多くのタスク管理ツールがカレンダー連携機能を持っています。
- 会議の予定とタスクのバランスを取りながら、1日の計画を立てやすくなります。

これらのツールは、単一の機能に特化したものから、複数の機能を組み合わせた統合型のものまで様々です。

【企画職向け】時間管理ツールの選び方

数あるツールの中から、ご自身に合ったものを選ぶためのポイントを解説します。企画職という業務特性や、新しいツール導入への戸惑いを考慮した視点を含んでいます。

使いやすさと導入の手軽さ:
- 新しいツールに慣れるのは労力がかかります。直感的に操作できるインターフェースか、無料プランや試用期間があるか、簡単な登録で始められるかなどを確認しましょう。まずは個人で試してみて、使いやすければチームや部署での導入を検討するのが現実的です。
必要な機能の有無と過不足:
- 多機能すぎるツールはかえって使いこなせなかったり、設定に時間がかかったりする場合があります。まずは「タスクをリスト化したい」「作業時間を計りたい」「集中できる環境を作りたい」など、最も解決したい課題に直結する機能があるかを確認し、必要最低限の機能を持つシンプルなツールから試してみるのがおすすめです。
他のツールとの連携性:
- 普段使用しているカレンダーツール（Googleカレンダー、Outlookカレンダーなど）やチャットツール（Slack, Microsoft Teamsなど）との連携機能があると、情報の二重入力を防ぎ、効率的に情報を一元管理できます。
チームでの利用可能性:
- 将来的にはチームや部署全体で利用する可能性がある場合、複数人での利用に対応しているか、タスクの共有機能があるか、ロール管理ができるか、料金体系がチーム利用に適しているかなども考慮に入れると良いでしょう。ただし、まずはご自身の課題解決のために個人で試すことから始めても問題ありません。
解決したい課題への適合性:
- ご自身が「自宅での集中力維持が難しい」「タスク漏れが多い」「作業時間の見積もりが苦手」といった、具体的に解決したい課題に対して、そのツールがどのように貢献できるかを検討します。例えば、集中力維持が最大の課題であれば、ポモドーロタイマーやサイトブロック機能を持つツールが有効かもしれません。

時間管理ツールの具体的な活用法

ツールを選んだら、次はどのように日々の業務に取り入れるかです。具体的な活用ステップと、企画職の業務内容を想定したシーン例を提示します。

活用ステップ例:

朝: 1日の始まりに、その日に行うタスクをツールにリストアップします。重要度や緊急度に応じて優先順位を付けます。会議の予定も確認し、タスクとスケジュールを照らし合わせます。
作業中: 各タスクに取り掛かる際に、時間計測機能をスタートします（該当するツールの場合）。ポモドーロテクニックを利用する際は、ツール内または専用のタイマー機能を使います。集中力を維持するため、作業中は通知をオフにするなどの工夫も併せて行います。
休憩: ポモドーロの短い休憩や、ランチ休憩など、決めた時間にはしっかり休憩を取ります。タイマー機能があるツールはその終了を知らせてくれます。
タスク完了時: タスクが完了したら、ツール上で「完了」とマークします。かかった時間を記録した場合は、その時間を確認します。
終業前: 1日の最後に、その日の進捗を確認します。未完了のタスクは翌日以降にリスケジュールします。タスクにかかった時間データを見直し、時間の使い方に改善点がないか振り返ります。

企画職の業務シーンでの活用例:

新規企画の資料作成: 資料作成に必要なタスク（情報収集、構成案作成、パワーポイント作成など）を細分化し、ツールに登録します。それぞれのタスクに目安時間を設定し、時間計測ツールで実際にどれだけ時間がかかったかを記録します。これにより、次回以降の資料作成の見積もり精度を高めることができます。
打ち合わせの準備: 打ち合わせの目的、事前に確認すべき資料、議論したい論点などをタスクとしてリストアップします。期日を会議前日に設定し、タスク漏れを防ぎます。
チームメンバーとの非同期コミュニケーション: 自身が担当しているタスクの進捗状況をツール上で更新し、必要に応じてチームで共有可能な状態にしておきます。これにより、他のメンバーはいつでも状況を確認でき、非同期でも円滑なコミュニケーションを維持しやすくなります。
アイデア出し・ブレインストーミング: 「〇分間、企画のアイデア出しに集中する」と決め、ポモドーロタイマー機能を活用します。雑念を払い、短時間で集中的にアイデアを出す時間を設けます。

時間管理ツール導入で得られる効果

時間管理ツールを効果的に活用することで、以下のようなメリットが期待できます。

集中力の向上: 作業時間と休憩時間を明確に区切る、誘惑をブロックするといった機能により、目の前のタスクに集中しやすくなります。
タスク漏れの防止: ToDoリストとしてタスクを管理することで、「何をすべきか」が明確になり、うっかり忘れてしまうことを防げます。
生産性の向上: 自分が何にどれだけ時間をかけているかを把握することで、時間の使い方を最適化し、より効率的に業務を進められます。
時間管理スキルの習慣化: ツールの利用を通じて、計画を立てる、時間を計測する、振り返るといった時間管理のプロセスが自然と身につきます。
仕事とプライベートのメリハリ: 終業時間や休憩時間を意識することで、仕事モードとプライベートモードの切り替えがしやすくなり、ワークライフバランスの改善にも繋がります。

まとめ

リモートワークにおける時間管理は、集中力維持、効率向上、そしてワークライフバランスのために不可欠です。数ある時間管理ツールの中からご自身に合ったものを選ぶことは、これらの課題を解決する強力な一歩となります。

まずは「使いやすさ」「解決したい課題への適合性」を重視し、無料プランのあるツールから試してみることをおすすめします。タスクの可視化、作業時間の計測、集中時間の確保など、ツールはあなたのリモートワークをより計画的で生産性の高いものに変えるサポートをしてくれるでしょう。

この記事が、リモートワークを行う企画職の皆様が、ご自身に最適な時間管理ツールを見つけ、効率的で快適な働き方を実現するための一助となれば幸いです。

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